Työntekijämäärä lasketaan pääluvun mukaan. Toistaiseksi voimassaolevat ja määräaikaiset työsuhteet sekä koko- ja osa-aikaiset työsuhteet ovat henkilömäärää laskettaessa samassa asemassa. Työajan pituudella ei ole merkitystä yhteistoimintalain soveltamisrajan täyttymistä arvioitaessa. Henkilöstömäärää laskettaessa tulee siten ottaa huomioon myös ne työntekijät, jotka suorittavat yrityksen säännönmukaiseen toimintaan kuuluvia tehtäviä vain satunnaisesti tai lyhyen aikaa.
Vuokratyössä työntekijän työnantaja on vuokrayritys, ei käyttäjäyritys. Vuokratyöntekijöitä ei siis lasketa mukaan käyttäjäyrityksen henkilöstömäärään.
Esimerkiksi jos yrityksessä työskentelee 40 työntekijää, joista 30 on vuokratyöntekijöitä, ei yritys kuulu yhteistoimintalain soveltamisalan piiriin.
Muutosneuvottelut on käytävä jo siinä vaiheessa, kun työnantaja harkitsee toimenpiteitä, jotka voivat johtaa yhden tai useamman työntekijän irtisanomiseen, lomauttamiseen tai osa-aikaistamiseen tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuoliseen muuttamiseen taloudellisilla tai tuotannollisilla perusteilla.
Neuvottelut on paitsi aloitettava myös saatettava päätökseen ennen tosiasiallisen päätöksen tekemistä neuvoteltavasta asiasta.
Henkilöstön edustajilla tarkoitetaan joko työehtosopimuksen perusteella valittua luottamusmiestä tai työsopimuslaissa tarkoitettua luottamusvaltuutettua. Työntekijöiden turvallisuutta ja terveyttä koskevissa asioissa henkilöstön edustajalla tarkoitetaan myös työsuojeluvaltuutettua.
Henkilöstön edustajan voi olla myös yhteistoimintaedustaja. Yhteistoimintaedustajasta ja hänen valinnastaan on yhteistoiminta-asiamies antanut erillisen ohjeen.
Jos jollain henkilöstöryhmällä ei ole edustajaa eivätkä he valitse sellaista keskuudestaan yksittäistapauksessakaan, tulee työnantajan käydä vuoropuhelu tai neuvottelut kaikkien kyseiseen henkilöstöryhmään kuuluvien työntekijöiden kanssa yhdessä.
Yhteistoimintalaissa ei ole säännöksiä, jotka velvoittaisivat tai edellyttäisivät, että toimenpiteiden kohteeksi valikoituvia käsiteltäisiin muutosneuvotteluissa yksilö- tai nimitasolla, eikä se yhteistoiminta-asiamiehen näkemyksen mukaan ole usein mahdollistakaan. Neuvottelut tulee kuitenkin käydä - ja saada myös päätökseen - ennen kuin työnantaja tekee asiaa koskevat päätökset.
Sosioekonomiset syyt tai mahdollisen ikä- tai muun syrjinnän selvittäminen tai arviointi ei kuulu yhteistoimintalain edellyttämiin käsiteltäviin asioihin.
Työntekijällä on oikeus irtisanoutua yrityksen palveluksesta tai sopia työsuhteen päättämisestä työnantajan kanssa riippumatta siitä, onko yrityksessä käynnissä muutosneuvottelut vai ei. Työsuhteen päättämisestä sopiminen ei kuulu yhteistoimintalain piiriin.
Yhteistoiminta-asiamiehen näkemyksen mukaan se seikka, että sopimus työsuhteen päättämisestä tehdään muutosneuvottelujen aikana, ei vaikuta asiaan. Näin ollen yhteistoimintalaki ei velvoita yritystä kertomaan, ketkä työntekijöistä ovat sopineet työsuhteensa päättämisestä.
Sen sijaan, ottaen huomioon yhteistoimintalaissa neuvotteluvelvoitteen sisällöstä, etenkin perusteiden, vaikutusten ja vaihtoehtojen käsittelystä säädetty, voi irtisanoutuneiden ja ns. lähtöpaketin ottaneiden lukumäärän ilmoittaminen olla tarpeen.
Työnantajan on muutosneuvottelujen jälkeen tiedotettava harkitsemistaan päätöksistä neuvottelujen osapuolena olleille.
Päätöstä ei yleensä tässä vaiheessa ole vielä tehty, joten toimenpiteiden kohteeksi valikoituvia työntekijöitä ei voida eikä ole tarpeenkaan yksilöidä.
Selvityksessä tulee sen sijaan kertoa toimenpiteiden kohteena olevien työntekijöiden määrät toiminnoittain tai henkilöstöryhmittäin, lomautusten kestoajat sekä sekä, minkä ajan kuluessa työnantaja aikoo panna päätöksensä täytäntöön. Tiedottamisen tarkoituksena on lieventää henkilöstön epävarmuutta asian etenemisestä ja määrittää mahdollisuuksien mukaan sitä aikaa, minkä kuluessa käydyn muutoneuvottelun pohjalta päätökset viimeistään tehdään.
Koska kysymys on työnantajan harkitsemista päätöksistä, eivät annettavat tiedot välttämättä ole lopullisia, vaan arviot voivat poiketa toteutettavista toimenpiteistä.
Asian ratkaiseminen ilman edeltäviä muutosneuvotteluja on poikkeussäännös, jota on tulkittava suppeasti. Säännöksen soveltaminen edellyttää yrityksen tuotanto- tai palvelutoiminnalle tai yrityksen taloudelle vahinkoa aiheuttavia erityisen painavia syitä, joita ei ole voitu tietää ennakolta.
Säännös ei oikeuta poikkeuksellisissakaan tilanteissa laiminlyömään neuvotteluvelvoitetta kokonaan, vaan muutosneuvottelut on tällöinkin käynnistettävä viipymättä, kun perusteita neuvotteluvelvoitteesta poikkeamiseen ei enää ole.
Koronapandemia on alkanut jo vuonna 2019, ja jatkunut Suomessakin alkuvuodesta 2020, joten korona tuskin voi enää olla sellainen erityisen painava ja ennalta-arvaamaton syy, joka oikeuttaisi poikkeamaan muutosneuvotteluvelvoitteesta.
Sekä vuoropuhelun että muutosneuvottelujen kirjaamisen osalta on laissa säädetty, että työnantajan on pyynnöstä huolehdittava pöytäkirjojen laatimisesta. Laki ei siis vaadi pöytäkirjojen pitämistä, ellei kukaan sitä neuvotteluissa pyydä.
Vuoropuhelu ja neuvotteluvelvoite on työnantajalle säädetty velvollisuus, ja työnantajalla on viime kädessä velvollisuus osoittaa, että asioita on käsitelty laissa säädetyllä tavalla. On siis työnantajan edun mukaista laatia pöytäkirjat, vaikka kukaan ei sitä pyytäisi.
Jos suunnitellut irtisanomiset, toistaiseksi voimassaolevat lomauttamiset, osa-aikaistamiset tai työsopimusten olennaisten ehtojen muutokset koskevat alle kymmentä työntekijää, on neuvotteluaika 14 päivää. Neuvotteluajan pituuteen ei vaikuta se, että samoissa neuvotteluissa suunnitellaan lisäksi määräaikaisia lomauttamisia enintään 90 päivän ajaksi, vaikka ne kohdistuisivat useampaan työntekijään ja harkittujen toimien kohteena olisi näin yhteensä kymmenen tai enemmän työntekijää. Kyseisessä tilanteessa 14 päivän neuvotteluaika on riittävä.
Lue lisää: Yhteistoiminta-asiamiehen ohje neuvotteluvelvoitteen täyttymisestä