Antalet arbetstagare räknas genom sammanräkning. Tillsvidareanställningar och visstidsanställningar samt heltids- och deltidsanställningar har samma status när antalet arbetstagare räknas. Arbetstiden har ingen betydelse när man bedömer om gränsen för tillämpning av samarbetslagen överskrids. När antalet arbetstagare räknas ska alltså även de arbetstagare som endast sporadiskt eller kort tid utför uppdrag som hör till företagets ordinarie verksamhet.
En uthyrd arbetstagares arbetsgivare är bemanningsföretaget, inte kundflretaget. Hyrd arbetskraft räknas alltså inte med i företagets personal.
Om företaget till exempel har 40 arbetstagar av vilka 30 är inhyrda, omfattas företaget inte av samarbetslagens tillämpningsområde.
Omställningsförhandlingar ska föras när arbetsgivaren överväger åtgärder som kan leda till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller till att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt på ekonomiska eller produktionsmässiga grunder.
Förhandlingarna ska inledas och även avslutas innan beslutet i förhandlingsärendet fattas.
Med personalrepresentant avses antingen en med stöd av kollektivavtalet utsedd förtroendeman eller ett sådant förtroendeombud som avses i arbetsavtalslagen. I frågor som gäller arbetstagarnas säkerhet eller hälsa avser personalrepresentant också arbetarskyddsfullmäktigen.
Personalrepresentanten kan också vara en samarbetsrepresentant. Samarbetsombudsmannen har gett en separat anvisning om samarbetsrepresentanter och valet av dem.
Om en personalgrupp saknar representant och gruppen inte heller utser en sådan bland sig ens i ett enskilt fall, ska arbetsgivaren föra dialog eller förhandlingar med alla arbetstagare i den aktuella personalgruppen tillsammans.
Samarbetslagen innehåller inga bestämmelser som skulle förplikta eller förutsätta att de som väljs ut för åtgärder behandlas vid ändringsförhandlingar på individ- eller namnnivå, och detta är enligt samarbetsombudsmannens syn ofta inte heller möjligt. Förhandlingarna ska dock föras- och också slutföras - innan arbetsgivaren fattar beslut i frågan.
Socioekonomiska skäl eller utredning eller bedömning av eventuell ålder eller annan diskriminering hör inte till de ärenden som ska behandlas enligt samarbetslagen.
Arbetstagaren har rätt att säga upp sig från sin anställning vid företaget eller avtala med arbetsgivaren om att anställningsförhållandet upphör, oberoende av om det vid företaget pågår förändringsförhandlingar eller inte. Avtal om avslutande av anställningsförhållande omfattas inte av samarbetslagen.
Enligt samarbetsombudsmannens åsikt inverkar det faktum att ett avtal om avslutande av anställningsförhållandet ingås medan ändringsförhandlingarna pågår inte på saken. Således förpliktar samarbetslagen inte företaget att informera om vilka arbetstagare som har avtalat om att avsluta sitt anställnings-förhållande.
Däremot, med beaktande av vad som i samarbetslagen föreskrivs om innehållet i förhandlingsplikten, framför allt om grunder, konsekvenser och alternativ, kan det vara nödvändigt att uppge antalet uppsagda och antalet personer som tagit det s.k. avgångspaketet.
Arbetsgivaren ska efter omställningsförhandlingar informera förhandlingsparterna om de beslut arbetsgivaren överväger.
Besluten har vanligen ännu inte fattas i det skedet, och därför kan eller bör man inte specificera vilka arbetstagare som berörs.
Däremot ska utredningen redogöra för det berörda antalet arbetstagare per funktion eller personalgrupp, permitteringarnas varaktighet samt inom vilken tid arbetsgivaren kommer att verkställa sitt beslut. Syftet med informationen är att lindra personalens osäkerhet om hur ärendet framskrider och att så långt möjligt fastställa inom vilken tid besluten utifrån omställningsförhandlingarna senast fattas.
Eftersom det handlas om beslut som arbetsgivaren överväger är informationen inte nödvändigtvis slutlig och bedömningarna kan avvika från de åtgärder som vidtas.
Möjlighet att fatta beslut utan att först föra omställningsförhandlingar är en undantagsbestämmelse som ska tolkas snävt. Tillämpning av bestämmelsen förutsätter särskilt vägande skäl som orsakar skada för företagets produktions- eller serviceverksamhet eller företagets ekonomi och som inte kunnat förutses.
Bestämmelsen berättigar inte heller i exceptionella situationer arbetsgivaren att helt försumma sin förhandlingsskyldighet utan omställningsförhandlingar ska alltid inledas utan dröjsmål när det inte längre finns någon grund för avvikelse från förhandlingsskyldigheten.
Coronapandemin bröt ut redan 2019 och har fortgått i Finland sedan början av 2020, och därför kan den knappast längre vara ett sådant särskilt vägande och oförutsägbart skäl som ger rätt till avvikelse från skyldigheten att föra omställningsförhandlingar.
Enligt bestämmelserna i lag om anteckning av både dialog och omställningsförhandlingar ska arbetsgivaren på begäran se till att protokoll upprättas. Lagen kräver alltså inte protokoll, om ingen under förhandlingarna begär det.
Skyldigheten att föra dialog och omställningsförhandlingar har ålagts arbetsgivaren och arbetsgivaren är i sista hand skyldig att visa att ärendena behandlats på det sätt som föreskrivs i lag. Det ligger alltså i arbetsgivarens intresse att upprätta protokoll även när ingen begär det.
Om de planerade uppsägningarna, permitteringarna som gäller tills vidare, ombildningarna till anställning på deltid eller ändringarna i de väsentliga villkoren i arbetsavtalen gäller färre än tio arbetstagare, är förhandlingsperioden 14 dagar. Förhandlingstidens längd påverkas inte av att det vid samma förhandlingar dessutom planeras tidsbestämda permitteringar för högst 90 dagar, även om de gäller flera arbetstagare och de åtgärder som övervägs således avser sammanlagt tio eller fler arbetstagare. I en sådan situation räcker det med en 14 dagars förhandlingsfrist.
Läs mer: YSamarbetsombudsmannens anvisning om fullgörande av förhandlingsskyldigheten