Uppgifter som ska lämnas för dialogen
Huvudvikten i dialogen ligger på mötena, där dialogen genomförs muntligt och direkt.
En fungerande dialog förutsätter förberedelser
En fungerande dialog förutsätter att parterna i tillräcklig utsträckning kan förbereda sig inför mötena och de frågor som kommer att behandlas. Arbetsgivaren ska därför skriftligen lämna företrädaren för personalen alla uppgifter som behövs för en resultatrik dialog, då dessa rimligen kan lämnas och arbetsgivaren har rätt att lämna dem. Vilka uppgifter som behövs beror på vilket ärende som behandlas för tillfället. Generellt gäller skyldigheten uppgifter som kan skaffas, samlas in eller produceras med rimliga åtgärder och som behandlingen av ärendena förutsätter.
Informationen ska i regel lämnas senast en vecka före dialog
Uppgifterna ska lämnas till företrädaren för personalen senast en vecka innan dialogen genomförs, om inte något annat avtalas. Arbetsgivaren och företrädaren för personalen kan även avtala om en tid som är kortare eller längre än en vecka. Avtalet är inte formbundet, men framför allt en permanent ändring bör avtalas skriftligen.
Utgångspunkten är att arbetsgivaren lämnar uppgifterna på eget initiativ
Arbetsgivaren ska i princip lämna de uppgifter som dialogen förutsätter på eget initiativ.
När företrädaren för personalen har fått uppgifterna har denna rätt att ställa preciserande frågor till arbetsgivaren och begära tilläggsuppgifter. De tilläggsuppgifter som begärs ska hänföra sig till det ärende som är föremål för dialog, och de ska kunna lämnas genom åtgärder som är rimliga i förhållande till omständigheterna.
När man avgör om åtgärderna är rimliga ska man utöver arbetsbördan för arbetsgivaren även beakta betydelsen av det ärende som ska behandlas och av de begärda uppgifterna.
Dataskydd och företagshemligheter kan begränsa den information som lämnas ut
Dataskyddsbestämmelserna kan innebära att arbetsgivaren inte har rätt att lämna ut en uppgift som företrädaren för personalen begärt.
En uppgift behöver inte heller lämnas ut när det är nödvändigt att inte lämna ut uppgiften för att skydda företagshemligheter och när den sekretess som gäller företrädaren för personalen inte kan anses vara tillräcklig för att skydda en företagshemlighet.