Vuoropuhelua varten annettavat tiedot

Vuoropuhelun pääpaino on kokouksissa, joissa sitä toteutetaan suullisesti ja välittömästi. 

Toimiva vuoropuhelu edellyttää valmistautumista

Toimiva vuoropuhelu edellyttää, että osapuolet voivat myös riittävällä tavalla valmistautua kokouksiin ja niissä käsiteltäviksi tuleviin kysymyksiin. Tämän takia työnantajan on annettava henkilöstön edustajalle kirjallisesti kaikki vuoropuhelun tuloksellisen käymisen kannalta tarpeelliset tiedot, jotka ovat kohtuudella annettavissa ja jotka työnantajalla on oikeus antaa. Tarpeellisuus riippuu kulloinkin käsiteltävästä asiakokonaisuudesta. Yleisesti voidaan sanoa, että velvollisuus koskee sellaisia tietoja, jotka ovat kohtuullisin toimin hankittavissa, kerättävissä tai tuotettavissa ja joita asioiden käsittely edellyttää.

Tiedot annettava pääsääntöisesti viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelua

Tiedot on annettava henkilöstön edustajalle viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelun toteuttamista, jollei toisin sovita. Työnantaja ja henkilöstön edustaja voivat sopia niin viikkoa lyhyemmästä kuin sitä pidemmästäkin ajasta. Sopimukselle ei ole säädetty määrämuotoa, mutta etenkin pysyväisluonteinen muutos on syytä tehdä kirjallisesti.

Tietojen antamisen lähtökohtana työnantajan oma-aloitteisuus

Työnantajan on lähtökohtaisesti toimitettava vuoropuhelun edellyttämät tiedot oma-aloitteisesti.

Tiedot saatuaan henkilöstön edustajalla on oikeus esittää työnantajalle tarkentavia kysymyksiä ja pyytää lisätietoja. Pyydetyn lisätiedon on liityttävä vuoropuhelun kohteena olevaan asiaan, ja sen on oltava olosuhteisiin nähden kohtuullisin toimin annettavissa.

Työnantajalle aiheutuvan työmäärän lisäksi harkinnassa otetaan huomioon käsiteltävän asian ja tiedon merkityksellisyys.

Tietosuoja ja liikesalaisuudet voivat rajoittaa annettavia tietoja

Tietosuojaa koskevasta sääntelystä voi johtua, ettei työnantajalla ole oikeutta luovuttaa jotakin henkilöstön edustajan pyytämää tietoa.

Pyydettyä tietoa ei tarvitse antaa myöskään silloin, kun tiedon antamatta jättäminen on tarpeen liikesalaisuuden suojaamiseksi ja kun henkilöstön edustajan salassapitovelvollisuutta ei pidetä tässä tarkoituksessa riittävänä suojamekanismina.