Vuoropuhelua varten annettavat tiedot 

Toimiva vuoropuhelu edellyttää, että osapuolet voivat riittävällä tavalla valmistautua etukäteen vuoropuhelun kohteena oleviin kysymyksiin. Tämän vuoksi työnantajan on annettava kirjallisesti henkilöstön edustajalle vuoropuhelun tuloksellisen käymisen kannalta kaikki asiaan liittyvät tarpeelliset tiedot, jotka ovat kohtuudella annettavissa ja jotka työnantajalla on oikeus antaa. Tarpeelliset tiedot riippuvat kulloinkin käsiteltävästä asiakokonaisuudesta. Työnantajan tietojenantovelvollisuus koskee sellaisia tietoja, jotka ovat kohtuullisin toimin hankittavissa, kerättävissä tai tuotettavissa ja joita asioiden käsittely edellyttää.

Yhteistoimintalain pääpaino on kokouksissa, joissa vuoropuhelua toteutetaan suullisesti ja välittömästi. Etukäteen annettavien tietojen tarkoituksena on kuitenkin tukea vuoropuhelua siten, että osapuolet voivat valmistautua kokouksessa käsiteltäviin teemoihin. Vuoropuhelun yhteydessä annettuja tietoja voidaan suullisesti täsmentää ja niistä voidaan esittää kysymyksiä.

Vuoropuhelun käymiseksi tarpeelliset tiedot on annettava henkilöstön edustajalle viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelun toteuttamista, jollei toisin sovita. Tietojen toimittamisaikaa voidaan työnantajan ja henkilöstön edustajan välisellä sopimuksella pidentää tai lyhentää myös pysyväisluonteisesti. Sopimukselle ei ole säädetty määrämuotoa, mutta etenkin pysyväisluonteinen muutos tietojen antamisajankohtaan on syytä tehdä kirjallisesti.

Lähtökohtana on, että työnantaja toimittaa vuoropuhelun edellyttämät tiedot oma-aloitteisesti. Tiedot saatuaan henkilöstön edustajalla on oikeus esittää työnantajalle tarkentavia kysymyksiä ja pyytää lisätietoja. Pyydetyn lisätiedon on liityttävä vuoropuhelun kohteena olevaan asiaan, ja tiedon on oltava olosuhteisiin nähden kohtuullisin toimin annettavissa. Huomioon voidaan ottaa työnantajalle aiheutuvan työmäärän lisäksi käsiteltävän asian ja tiedon merkityksellisyys. Tietosuojaa koskevasta sääntelystä saattaa kuitenkin johtua, ettei työnantajalla ole oikeutta luovuttaa jotakin henkilöstön edustajan pyytämää tietoa. Pyydettyä tietoa ei tarvitse antaa myöskään silloin, kun antamatta jättäminen on tarpeen liikesalaisuuden suojaamiseksi eikä yhteistoimintalain 40 §:ssä säädettyä salassapitovelvollisuutta katsota tilanteessa riittäväksi.