Neuvotteluesitys ja tietojen antaminen 

Muutosneuvotteluprosessin käynnistää työnantajan antama kirjallinen neuvotteluesitys. Neuvotteluesitys annetaan neuvotteluissa toisena osapuolena olevalle henkilölle tai henkilöille. Kirjallinen neuvotteluesitys on mahdollista toimittaa myös sähköisenä. Neuvotteluesityksestä on käytävä ilmi ainakin muutosneuvotteluiden alkamisaika ja -paikka sekä pääkohdittainen ehdotus neuvotteluissa käsiteltävistä asioista. Neuvotteluesityksen sisältöä koskevat perusvaatimukset koskevat sekä työvoiman käytön vähentämisestä ja työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolista muuttamista koskevia muutosneuvotteluita (lain 16 §:n 1 momentti) että neuvotteluita henkilöstövaikutteisista muutoksista (lain 16 §:n 2 momentti). 

Jos muutosneuvottelut koskevat henkilöstövaikutteisia muutoksia, neuvotteluesityksen antamiselle ei ole säädetty aikarajaa. Neuvotteluesitys on kuitenkin pyrittävä antamaan niin ajoissa kuin mahdollista; ottaen huomioon, minkä ajan kuluessa työnantaja aikoo panna toteen päätöksensä muutoksen toteuttamisesta ja milloin niistä aiheutuvat henkilöstövaikutukset toteutuvat. Neuvotteluesityksen antamisajankohtaa päätettäessä on merkitystä myös sillä, kuinka laajaa työntekijämäärää työnantajan harkitsema muutos koskee. Työnantajan on lisäksi ennen muutosneuvotteluiden aloittamista annettava asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot työntekijöille tai henkilöstön edustajille.

Silloin, kun muutosneuvottelujen kohteena on yhden tai useamman työntekijän irtisanominen, lomauttaminen, osa-aikaistaminen tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolinen muuttaminen taloudellisella tai tuotannollisella perusteella, neuvotteluesitys on annettava viimeistään viisi päivää ennen muutosneuvotteluiden aloittamista. Neuvotteluesityksestä on myös käytävä ilmi:

• Työnantajan harkitsemat toimenpiteet ja niiden perusteet. 
• Alustava arvio työnantajan harkitsemien toimenpiteiden kohteena olevien työntekijöiden määrästä eriteltynä henkilöstöryhmittäin ja tarvittaessa toimenpiteittäin. 
• Selvitys niistä periaatteista, joiden mukaisesti toimenpiteiden kohteeksi joutuvat työntekijät määräytyvät. 
• Arvio ajankohdasta, jonka kuluessa harkinnassa olevat toimenpiteet toteutetaan. 

Lähtökohtana on, että kaikilla neuvotteluosapuolilla olisi käytettävissään yllä mainitut tiedot hyvissä ajoin, jotta he voisivat valmistautua muutosneuvotteluihin. Jos kuitenkin jokin tieto ei ole annettavissa vielä samaan aikaan kuin neuvotteluesitys, se on annettava viimeistään neuvottelujen alkaessa. Jos puuttuva tieto on olennainen ensimmäisessä kokouksessa neuvoteltavan asian kannalta, on asian käsittely henkilöstöosapuolen vaatimuksesta siirrettävä myöhäisempään ajankohtaan. Vaatimus käsittelyn siirtämisestä puuttuvan tiedon saamiseksi ei kuitenkaan tarkoita sitä, että muutosneuvotteluiden aloitusajankohtaa on siirrettävä. Muutosneuvottelut voidaan aloittaa niillä tiedoilla, jotka ovat jo käytettävissä; ja sen asiakokonaisuuden käsittely, johon liittyvät tiedot ovat puutteellisia, siirretään seuraavaan kokoukseen.

Työnantajan on toimitettava työntekijän irtisanomista, lomauttamista, osa-aikaistamista tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolista muuttamista koskeva neuvotteluesitys tiedoksi myös työvoimaviranomaiselle viimeistään muutosneuvotteluiden alkaessa.

Neuvotteluesityksen tiedoksianto työvoimaviranomaiselle on erityisen tärkeää silloin, kun neuvottelut voivat johtaa vähintään kymmenen työntekijän irtisanomiseen. Tiedoksiannon jälkeen työnantajan ja työvoimaviranomaisen tulee yhdessä selvittää ne julkiset työvoimapalvelut, joilla tuetaan irtisanottaviksi joutuvien työntekijöiden uudelleentyöllistymistä. Tiedoksiannosta lasketaan myös työvoimapalveluiden selvittämiselle varattava 30 päivän määräaika, jota ennen työsuhde ei saa irtisanomisen seurauksena päättyä.