Neuvotteluiden ajoittaminen

Muutosneuvottelut on aloitettava, kun työnantaja harkitsee toimenpiteitä, jotka voivat johtaa työntekijöiden irtisanomiseen, lomauttamiseen irtisanomisperusteella, osa-aikaistamiseen tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuoliseen muuttamiseen taloudellisilla tai tuotannollisilla perusteilla. Harkinnalla tarkoitetaan vaihetta, jossa työnantaja kykenee yksilöimään suunnittelemansa toimenpiteen ja siihen liittyvät henkilöstövaikutukset sellaisella tavalla, että neuvotteluesityksen laatiminen ja neuvotteleminen asiaa koskevista kysymyksistä on mahdollista. Neuvottelumenettely on saatettava päätökseen ennen kuin työnantaja ratkaisee asian.

Suunnitelman on oltava sellaisessa vaiheessa, että erilaisista vaihtoehdoista toimenpiteeksi tai toimenpiteen toteuttamiseen liittyvistä kysymyksistä on vielä mahdollista neuvotella. Työnantajan on kyettävä tarvittaessa tekemään suunnitelmaan muutoksia neuvotteluissa esiin tulleiden seikkojen johdosta. Jos toimenpiteen valmistelu on edennyt liian pitkälle, työnantajan suunnitelmaan ei neuvotteluissa tosiasiallisesti voida enää vaikuttaa, eikä yhteistoiminnan hengessä käytävää keskustelua ole enää mahdollista käydä.

Henkilöstövaikutus saattaa olla liiketoimintapäätöksen seuraus. Neuvotteluiden käyminen vasta liiketoimintapäätöksen jälkeen johtaa siihen, ettei muutosneuvotteluiden kohteena oleviin kysymyksiin voida enää neuvotteluissa vaikuttaa. Tällaisessa tilanteessa neuvottelut on käytävä jo ennen liiketoimintapäätöksen tekemistä. Jos liiketoimintapäätöksen suhde henkilöstövaikutuksiin on epäselvä eikä henkilöstövaikutuksia ole vielä mahdollista arvioida, neuvottelut on aloitettava, kun työnantaja ryhtyy harkitsemaan henkilöstöön kohdistuvia muutoksia. Ennen sitä voidaan keskustelua kuitenkin käydä jo alustavalla tasolla vuoropuhelun yhteydessä. Vaikka tarve työnantajan harkitsemalle toimenpiteelle ilmenee äkillisesti eikä toimenpiteelle ole juuri löydettävissä muita varteenotettavia vaihtoehtoja, on muutosneuvotteluiden käymisellä silti merkitystä. Tällöin neuvotteluissa voidaan keskustella muun muassa toteutustavan yksityiskohdista tai keinoista lieventää henkilöstöön kohdistuvia vaikutuksia.

Poikkeuksellisesti asia saattaa olla ratkaistavissa ilman edeltäviä muutosneuvotteluja. Poikkeusmahdollisuus koskee tilannetta, jossa yrityksen tuotanto- tai palvelutoiminnalle tai yrityksen taloudelle vahinkoa aiheuttavat erityisen painavat syyt, joita ei ole voitu tietää ennakolta, ovat muutosneuvottelujen esteenä. Erityisen painavia syitä voi olla vain, jos muutosneuvottelujen pitäminen aiheuttaisi objektiivisin perustein arvioituna merkittävää haittaa tai vahinkoa yrityksen toiminnalle. Säännöksen poikkeusluonteesta johtuen sitä tulee tulkita suppeasti ja tapauskohtaisesti. Työnantajan on erityisten syiden poistuttua viivytyksettä käynnistettävä muutosneuvottelut, joissa tulee myös selvittää poikkeuksellisen menettelyn perusteet.